A característica principal do UTILactas, para além da integração, é a forma como a centralização dos dados é feita. O programa gira em torno das convocatórias, actas de reunião e actas de avaliação, que tem um único processo sequencial desde a criação inicial da convocatória, até à validação final da acta.

É possível, ainda, anexar documentos e fazer o lançamento da folha de presenças, de uma forma rápida e eficiente.

Para além da introdução e gestão de actas, a extracção de dados pode ser feita sob a forma de consulta no ecrã ou impressão das actas e convocatórias, em qualquer ponto da rede.